Rogeo streeft ernaar zo efficiënt mogelijk te werken. Dat bereiken we niet alleen door processen goed in te richten, maar ook door de fysieke én digitale werkomgeving zo flexibel mogelijk te maken. Hoe dat er precies uitziet zal ik hieronder uitleggen.
Microsoft speelt een grote rol in onze organisatie. Niet alleen gebruiken wij Microsoft Windows om in te werken, maar communiceren we via Microsoft Teams, delen we bestanden en documentatie via Microsoft Sharepoint en gebruiken we ook Microsoft Office365 applicaties als Word, Excel, PowerPoint en Visio.
Laat ik beginnen met Microsoft Windows.
Onze licenties van Windows zijn geïnstalleerd op een cloud-omgeving. Een cloud-omgeving is eigenlijk niet meer dan een computer-server die op elke plek in de wereld kan staan en aangesloten is op het internet. Onze cloud-omgeving wordt door een externe ICT-partij onderhouden.
Op kantoor gebruiken we zogenaamde thin clients om daarop in te loggen, maar we kunnen dat op elke computer, overal ter wereld. Microsoft heeft daar Remote Desktop Services voor ontwikkeld. Dat klinkt ingewikkeld, maar is in de praktijk een programma wat in de meeste gevallen al geïnstalleerd is.
Microsoft Teams
Eénmaal ingelogd op deze cloud-omgeving checken we onze mail in Outlook en schakelen we daarna over naar Microsoft Teams. Nu staan we in direct contact met elkaar.
Teams is een applicatie dat onderdeel is van het pakket Office365 Business Premium en hoger. Hiermee kun je een team opzetten. Lid worden en uitgenodigd worden voor Teams kan overigens met elk Office365 pakket.
De reden dat je alleen een team kunt opzetten met een Business Premium pakket, is omdat Sharepoint het fundament van Teams is. Waarom dat is, leg ik verderop uit.
Als we niet allemaal fysiek in één ruimte zitten houden we een videoconferentie via Teams om te bespreken waar we vandaag mee bezig zijn. We zouden dit natuurlijk ook met een telefoonconferentie af kunnen, maar het is goed elkaar ook te zien wanneer je dingen bespreekt. Skype voor Bedrijven is overgegaan in Teams, dus biedt hiervoor alle faciliteiten.
Omdat we in Teams werken en elk project z’n eigen ‘plek’ heeft binnen Teams, zien we altijd alleen de documenten die bij dat project horen. Dit betreft overigens alleen de Office365 documenten en kleine bestanden als PDFs. De bestanden en producten die je normaal eigenlijk zou delen.
We kunnen er rustig op vertrouwen dat al onze documenten veilig zijn ondergebracht in Teams. Sharepoint is als gerenomeerde informatie-gigant de motor hierachter en regelt op gebruikers- en op bestandsniveau de rechten.
Klanten zijn als gasten uitgenodigd per team en hebben derhalve toegang tot de bestanden die bij hun project horen.
Maar het blijft niet alleen bij bestanden. Ook de communicatie vindt hier bijvoorbeeld plaats. We kunnen chatten, videobellen en ons scherm met elkaar delen.
Daarnaast biedt Teams de mogelijkheid om elk kanaal uit te breiden met extra’s, zoals externe websites, project management tools en vele andere applicaties.
Wij hebben elk team uitgerust met diverse kaartviewers, zodat relevante informatie ook geografisch benaderbaar is.
Kortom: werken met Microsoft Teams past helemaal binnen onze werkwijze.
Archivering
De werkbestanden staan op de cloud-omgeving, waar onze Windows installatie ook staat. Handig, want zo kunnen we overal en ongeacht de specificaties van de computer onze AutoCAD en GIS bestanden openen en bewerken.
In een documentenstructuur, speciaal opgezet om actuele documenten, maar ook documenten van 10 jaar geleden, in een paar seconden terug te vinden, zorgen wij ervoor dat informatie betrouwbaar, relevant en tijdig beschikbaar is; een van onze kernpunten.
Kort gezegd kan bij Rogeo de stroom uitvallen of brand uitbreken, wij kunnen vanaf elke plaats met internet een werkplek inrichten. Ultieme flexibiliteit.
Zelfs in deze tijd, waar iedereen zoveel mogelijk tracht thuis te werken in verband met COVID-19, is het bij ons naar omstandigheden qua werkwijze ‘business as usual’.
Wilt u meer weten hoe Rogeo u kan helpen bij het realiseren met deze vorm van informatie-management? Neem dan contact op.
