De tijd dat er genoeg ruimte was om te bouwen is in Nederland voorbij. Dat betekent dat alle huidige en nieuwe projecten complex van aard zijn, over veel schijven gaan en daardoor behoorlijk in de kosten kunnen lopen. Goed opdrachtgeverschap is belangrijker dan ooit.
Die hoge kosten voelt de eindgebruiker; de maatschappij waaraan wij verantwoording afleggen. Vooral wanneer er niet efficiënt gehandeld wordt. Adviseurs zijn duur en de ambtenaren kosten behoorlijk veel maatschappelijk kapitaal. Een grote groep van de eindgebruikers kan al niet meer mee concurreren in de markt. Waar begint efficiënt werken?
Goed opdrachtgeverschap = een gestructureerd begin.
Je bent verantwoordelijk voor een project in de gebiedsontwikkeling. En schakelt tussen verschillende experts en partijen die ondersteunend en uitvoerend zijn in alle fases van het project. Je schept de juiste condities om alle partijen optimaal te laten presteren. Dat begint bij de beleidsvoerders en projectleiders en eindigt bij de aannemer die de laatste stoeptegel in de wijk legt.
Dat in iedere fase de plannen exact op elkaar aansluiten zou een gegeven moeten zijn. Er zijn immers kosten- en batenberekeningen gedaan op de centimeter nauwkeurig, die zich exact moeten vertalen naar het veld.
Omdat er weinig marge voor fouten is en kleine fouten grote financiële gevolgen kunnen hebben, komen hier uitdagingen om de hoek kijken. Wat is het belangrijkste om deze uitdagingen te vermijden? Een overzichtelijk begin: goed opdrachtgeverschap.
Eén plan, één bestandsversie.
Een van de grootste frustraties van projectcoördinatoren: hebben de juiste mensen toegang tot de juiste documenten? Goed opdrachtgeverschap gaat over meteen de juiste informatie meegeven om een opdracht als opdrachtnemer goed uit te voeren. Nu wordt het verzamelen van gegevens over het algemeen overgelaten aan de opdrachtnemer en dat moet beter.
We schreven al eerder over de gevolgen van documentduplicatie. Documenten delen via de mail is tijdrovend en zorgt ervoor dat een verouderde versie doorgestuurd kan worden. Waardoor er doorgerekend wordt met verouderde cijfers met alle gevolgen van dien.
Het vereist hierdoor behoorlijk wat uren om te controleren of iedere partij werkt vanuit hetzelfde uitgangsprincipe. Dit kan tijd- en kostenefficiënter door vanaf de start van het project te kiezen voor een situatie waarin bestanden up-to-date beschikbaar gesteld kunnen worden.
Leg het jargon als opdrachtgever vast.
Een simpele maar kostbare fout: De benaming van eenzelfde onderdeel is verschillend tussen de verschillende partijen. Wat komt er nu eigenlijk op straat te staan en wat gaat het kosten?
Zo zijn er veel complexe voorbeelden te noemen waar termen naast elkaar gebruikt worden. Moet je als opdrachtgever al deze termen begrijpen? Nee, maar je moet wel begrijpen dat ze eenduidig benoemd moeten worden en dat dit moet worden vastgelegd in het beginstadium.
Zonder eenduidige definiëring kunnen er meerdere posten opgemaakt worden die in de praktijk heel efficiënt onder één vlag gerealiseerd hadden moeten worden. Wederom een inefficiënte besteding van tijd en geld. Het is voor goed opdrachtgeverschap belangrijk dat vanaf de beginfase de terminologie te vertalen is naar iedere stap. Helemaal tot aan de uitvoering.
Oplossing: Visualiseer data voor goed opdrachtgeverschap.
Als alle elementen op een kaart zijn ingetekend en simpelweg alles in die categorie te selecteren is of te herkennen aan kleur, is het in één klap voor iedereen duidelijk wat de bedoeling is. Een kaart werkt hier niet alleen als oriëntatiepunt in de ruimte, het definieert exact waar het over gaat in het project.
Teruggrijpend naar ons eerste punt, is een functionele kaart dus meer dan een lokale ingetekende versie waar maar één persoon aan heeft gewerkt. Je beschikt dan wel over data, maar nog niet over informatie. We spreken pas over informatie als deze betrouwbaar, relevant en tijdig beschikbaar is.
Een functionele kaart in dit geval is dus een product van de overeenstemming van definities tussen verschillende partijen, vakkundig vastgelegd en visueel te raadplegen door de nodige partijen wanneer ze daar toegang toe moeten hebben.
Universiteit Twente schreef kritisch over goed opdrachtgeverschap in het publieke domein. Ze stelden dat het méér is dan enkel het sluiten van contracten.
Lees hier meer.
GIS specialist als verbinder.
Het toegankelijk maken van data voor alle nodige gebruikers, de overeenstemming van jargon, visualiseren van plannen; allemaal stappen die in het beginstadium vlot gemaakt kunnen worden. Ook in latere stadia is deze slag nog te maken voor een efficiënter proces.
Bij gemeenten is er aandacht voor goed opdrachtgeverschap. En vele gemeenten weten Rogeo goed te vinden als GIS specialist, maar we worden ook veel ingezet als kennismanager bij langlopende projecten.
Vanaf de start van het project denkt Rogeo mee in datamanagement, visualisatie en natuurlijk functionele kaarten. Wil je een GIS specialist betrekken in jouw project of heb je vragen over dit onderwerp? Neem contact op met Chris.
