Bij de werkorganisatie voor de Regionale Energie Strategie Arnhem Nijmegen wilden we zo nauwkeurig mogelijk en onderverdeeld naar thema’s in beeld krijgen hoe we er in de praktijk voor staan. Concreet gaat het dan over plannen voor decentraal opgewekte hernieuwbare energie en de warmte transitie. Daarnaast wilden we ook meer zicht op het besluitvormingsproces en de participatie.

Het verzamelen en bundelen van kwantitatieve en kwalitatieve data bleek een tijdrovende activiteit. Denk aan periodiek uitgevoerde activiteiten om de data weer op te schonen en bij te houden in Excel en de vele mails die op en neer gaan om stukjes informatie op te halen bij de partners in dit omvangrijke proces. Aan de hand van een hoofddoel en subdoelen en een aantal functionele eisen zijn we vervolgens op zoek gegaan naar een oplossing.

Hoofddoel:

• Een online transparante oplossing ontwikkelen omtrent “data & informatie verzameling” voor partners ter bevordering van het vertrouwen in het proces.

Subdoelen:

• De partners zelf de verantwoordelijkheid geven voor de het invullen van data en informatie die nodig is om de regionale voortgang inzichtelijk te krijgen en monitoring mogelijk te maken.
• Continu de partners de mogelijkheid bieden om data & informatie bij te werken zonder de wijzigingsgeschiedenis te verliezen.
• De mogelijkheid hebben dat de gegevens online in te zien zijn voor een grotere groep (al dan niet een beperkt deel daarvan). Zodat de samenwerking in deze maatschappelijke opgave verbetert.
• Beperken administratieve lasten voor zowel partners als werkorganisatie. Onder andere door het mailverkeer uit te schakelen als het gaat om het verzamelen van data, zodat de betrokkenen zich meer op de inhoud kunnen richten, wat de kwaliteit ten goede komt.

Functionele eisen:

• De gekozen oplossing moet veilig, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn. Ook moet het online te bereiken en makkelijk te beheren zijn.
• De data moet direct eenduidig opgeslagen zijn zodat nabewerking niet nodig is. De oplossing moet in de basis al overzichten kunnen verschaffen in de vorm van grafieken en diagrammen.
• De mogelijkheid hebben om de verzamelde data aan ander applicaties te koppelen. Zoals bijvoorbeeld koppeling van de gegevens (via locatie-coördinaten) aan GIS toepassingen, waardoor kaart-output van de gegevens kan worden gemaakt.

En de gebruiksaspecten moeten passen bij de vragen, behoeften en de ervaring van gebruikers. Voor het goed functioneren van een dergelijk systeem moeten we letten op een aantal valkuilen:

• De gekozen oplossing werkt niet omdat de techniek niet werkt of wordt begrepen.
• De gekozen oplossing werkt niet omdat niet duidelijk is wat bedoeld wordt met specifieke vragen.
• De aanpak is te lastig en te omslachtig waardoor het overzicht niet compleet is.

In het proces waarin wij ons bevinden was ook een behoefte aan een verhoogde snelheid van inwinnen van data van een goede kwaliteit. We willen met minder handelingen (eerst veel via mail en telefoon) de juiste data verkrijgen, waardoor wij sneller (al dan niet tussentijds) rapporten en analyses kunnen maken en daarmee sneller kunnen reageren op veranderingen. Met deze wensen en behoeften in ons achterhoofd is gezocht naar een oplossing die bijdraagt aan datakwaliteit en een optimalisatie in de verwerkingstijd. Deze is gevonden in het systeem Ninox wat als het ware als een online Excel functioneert.

Vervolgens hebben wij samen met alle partijen een soepel proces kunnen afspreken voor het bijhouden. Met het gebruik van het Ninox online Excel systeem zijn niet als vanzelf al deze doelen bereikt. Binnen de mogelijkheden van Ninox moet op een goede manier de relevante informatie in een goede structuur worden ondergebracht. Om dit te bereiken hebben wij gezamenlijk een dynamisch proces ingericht. En vragen we proactief om feedback over de opzet en de ingevulde data & informatie. In de komende tijd gaan we verder met elkaar aan de slag om te zorgen dat een optimaal ingeregeld instrument ontstaat dat mee kan bewegen met de veranderende informatiebehoefte.

.